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Tous font preuve de respect dans leurs interventions et sont soucieux de bien représenter les gens qui les délèguent au comité.

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Le CVAP est rencontres activités portuaires des membres votants et de membres non votants. Le Comité peut admettre à ses rencontres des observateurs qui peuvent intervenir dans la discussion si les membres en conviennent. Les rencontres peuvent être encadrées par un animateur externe pour permettre les échanges sereins si les membres en conviennent.

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Nomination Les représentants élus et fonctionnaires doivent être délégués selon les règles habituelles par le conseil municipal et par la division de la qualité du milieu de la Ville de Québec. Les organismes membres désignent leur propre représentant et substitut selon leurs propres mécanismes.

Cette personne doit provenir du même milieu ou organisme que le membre régulier selon la catégorie de représentation. Les membres verront à transmettre les informations pertinentes aux travaux du Comité à leur substitut.

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Le Comité de vigilance désigne une personne occupant la présidence pour faciliter, les communications avec les membres et éventuellement les médias. La durée du mandat est laissée à la discrétion des membres et doit être cohérent avec son statut de représentant de membre du comité.

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Le secrétariat Le Comité de vigilance désigne un secrétaire pour faciliter, les communications avec les membres et éventuellement les médias. Si elle ne peut le faire rencontres activités portuaires même, elle est en lien avec le gestionnaire du site Internet du comité afin de veiller à sa continuelle mise à jour. Elle est en lien avec avec la Ville de Québec pour la gestion relative aux dépenses aux budget du comité.

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La durée du mandat est laissée à la discrétion des membres. La fréquence minimale des rencontres régulières est de 4 par an. Ensuite, un choix de dates est soumis aux membres et le moment est choisi parmi les dates qui ont obtenu le plus de voix. Comme une grande portion des représentants citoyens provient des conseils de quartier, une prise en compte préalable des dates de rencontres des différents conseils de quartier siégeant sur le CVAP est souhaitable.

Les membres peuvent aussi choisir de procéder selon une planification annuelle. Lieu Le choix du lieu se fait autant que possible dans les locaux de la Ville de Québec et en fonction des disponibilités de salles.

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La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle. Les sujets de discussions lors des rencontres sont approuvés ou déterminés par les membres du Comité. Des documents techniques, vulgarisés et courts servent comme bases des échanges et des discussions lorsque requis.

La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la convocation des présentateurs le cas échéant. Rencontre one shot gratuit Les convocations doivent se faire dans un délai minimal de 10 jours calendrier.

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Pour en bénéficier, le membre doit informer la présidence de son intention de se prévaloir de ce droit dans un délai minimal de cinq 5 jours ouvrables avant la tenue de la rencontre pour assurer la logistique.

Contenu Le contenu de la rencontre extraordinaire est habituellement unique et spécifique à la situation qui commande sa tenue.

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Il est décidé par la présidence ou par les membres, si la rencontre a lieu à leur demande. Il peut être dérogé aux formalités et aux délais de convocation si tous les membres y renoncent rencontres activités portuaires écrit. Un membre présent est présumé y avoir renoncé sauf si sa présence est dans le but de contester la tenue de la rencontre. Délais Les convocations doivent se faire dans un délai minimal de 48 heures de la rencontre.

Présence et quorum Les membres doivent confirmer leur présence ou leur absence par courriel le plus rapidement possible. Pour en bénéficier, le membre doit informer la présidence de son intention de se prévaloir de cette option le plus rapidement possible avant la tenue de la rencontre pour assurer la logistique.

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Les résolutions prises lors des rencontres extraordinaires sont valides au même titre que les rencontres régulières. Puisque la date anniversaire est en juin, celui-ci doit être privilégié pour la tenue des rencontres publiques. Rencontres activités portuaires des rencontres régulières Logistique Ouverture de la rencontre et quorum La personne responsable rencontres activités portuaires secrétariat valide le quorum et en informe la présidence qui ouvre la rencontre.

Prise de notes La personne responsable du secrétariat voit à la prise de notes durant la rencontre dans le but de fournir un compte-rendu représentatif des échanges, des points de décisions et des suivis.

Procédure délibérante Échanges La présidence a la responsabilité de veiller à maintenir des échanges productifs et respectueux. Cette proposition doit être appuyée par un autre membre votant. Les décisions se prennent à la majorité des membres votant présents et à mains levée. Communications Bilan annuel Le comité a obligation de produire un bilan annuel et de le rendre accessible au moyen de son site Internet et disponible auprès de toute personne en faisant la demande.

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Documents constitutifs Sous les directives du CVAP, traduites par résolutions, la personne responsable du secrétariat a la responsabilité de mettre à jour les documents constitutifs et en remettre une copie à chaque membre lors de sa première participation. Ils doivent être accessibles par le site internet et remis à tout citoyen qui en ferait la demande.

Communication externe Les communications externes comprennent toutes les communications, verbales ou écrites, dont le destinataire principal est un tiers ne siégeant pas au CVAP ou le public en général. Prise de parole publique Seule la présidence a le droit et la responsabilité de prendre la parole publiquement au nom du CVAP. Correspondance officielles Seule la présidence a la responsabilité de signer les documents au nom du CVAP.

Une réserve ne peut être constituée. Une demande écrite doit être transmise au ministre par la Ville de Québec.

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Attribution des fonds Le budget annuel du Comité est utilisé principalement pour les dépenses du secrétariat honoraires et dépenses de déplacement, photocopies, etcdu site Internet, de location de salle et de traiteur. Les paiements se font sur réception de factures adressées à la division de la Qualité du milieu de la Ville de Québec. Choix des fournisseurs Le choix des fournisseurs se fait par les membres votants, suite à un femme portugaise cherche homme pour mariage de proposition, le cas échéant.

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